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Google Apps Script (II) : Envío de emails desde hoja de cálculo

En esta segunda aplicación de las Google Apps Script veremos cómo enviar mensajes de correo electrónico desde una hoja de cálculo a diferentes personas. Esto se puede utilizar, por ejemplo, para enviar mensajes personalizados con calificaciones, comentarios, etc a los alumnos de un grupo.

1. Abrimos una hoja de cálculo en Google Docs



2. Añadimos en la primera línea los nombres de los campos que vamos a utilizar (nombre, email, nota,....) y vamos completando las líneas con los datos.



3. Ahora tenemos que instalar la secuencia de comandos. Para ello vamos al menú "Insertar" y allí clicamos en "Secuencia de Comandos"


4. En la galería de secuencia de comandos que se abre, tenemos que hacer una búsqueda por el término FormEmailer y entre los resultados elegir "FormEmailer"  , Clicamos en "Install" y en la siguiente ventana que se abre en "Authorize". Veremos que ahora la secuencia aparece como instalada y si cerramos la galería de secuencias tendremos un nuevo menú en la barra llamado "FormEmailer"









5. Clicamos en este menú y posteriormente en "install"


si nos dá un error, como que no encuentra el comando install, hay que repetir el paso 4. Si todo ha ido bien, tendremos que aceptar la siguiente ventana :




Una vez aceptamos, de nuevo hay que clicar en FormEmailer y install. Con esto se nos abrirá una segunda hoja de cálculo en el mismo libro con instrucciones, y en nuestra hoja de datos se abrá añadido una primera columna llamada FormEmailer Status.





6.  Ahora hay que configurar a nuestro gusto la secuencia. Para ello vamos de nuevo al menú FormEmailer  y clicamos en Settings :





Tendremos el siguiente cuadro :
Tenemos que cambiar algunos campos. En "Sender Name" pondremos nuestro nombre. Clicaremos en la parte de abajo "Reply_To" para añadir un nuevo campo en el que escribiremos nuestro mail, de esta forma los alumnos al responder el correo nos lo enviarán a nuestra dirección. Y el "body" lo podemos diseñar a nuestro gusto teniendo en cuenta que <br> significa salto de línea y que los campos variables hay que ponerlos entre almohadillas # (según los nombres puestos a las columnas de nuestra hoja de cálculo). Aquí tenéis un ejemplo :


 7. Una vez configurado, clicamos en "Save and Close" y al volver a la hoja de cálculo, vamos de nuevo al menú "FormEmailer" y allí elegimos "Process Manually"



En el siguiente diálogo tenemos que indicar qué línea queremos procesar. Si escribimos por ejemplo 4
Se enviará un email a Oscar Gómez con dirección oscargomez@email.com, nota 8 y su comentario correspondiente,.
Si, en cambio, escribimos un número de línea seguido de un asterisco, se procesarán todas las líneas siguientes. Por lo tanto, para procesar todos los registros a la vez tendríamos que escribir 2*

 Aceptamos y tendremos en la primera columna "Email sent" en todas las filass :


Cada alumno recibirá su nota y su comentario, de esta forma :





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11 comentarios:

Manuela

!Vaya curro!Grande eres, y grande el trabajo que preparas. Gracias por poner en nuestras manos algo que llevaba tiempo echando de menos. Esta practica será útil para profesorado y alumnado, las notas a la carta.

Juan Carlos Guerra

Gracias Manuela, para eso estamos. Un abrazo

José Monllor Valentín

Muy buena la aplicación que nos explicas. Hasta ahora hacía la faena "a mano", uno a uno. Gracias por facilitar el trabajo.

Un saludo

Franco Utrera

Muy interesante la verdad es que Google docs no deja de sorprenderme creo que si vinculamos esto con la herramienta para crear formularios tendremos una solución muy completa para envío masivo. Gracias por compartirlo.

Montserrat Quiñones

Después de haberla descubierto gracia a vosotros, la usos habitualmente en clase. Francamente buena.

Antonio González García

Juan Carlos esto es brutal!!! Estaba pensando enseñar a mis compañeros del IEDA a combinar correspondencia pero con esto es mucho más fácil.
Gracias!!!!

Paolo Jeldres

Excelente!!!! De verdad me ahorra un montón de tiempo. Una consulta, puedo programar que esté envío se realicé cada vez que se genere un dato nuevo en la tabla. Lo que pasa es que quiero mezclar esto con una tabla que se genera al contestar un formulario. Espero explicarme bien.

Luis Montoya

Hola Juan Carlos. Crees que e interese la creación de una aplicación sencilla de Google Apps Script con Calendar, y que nos la puedas cobrar.?

Ana de la Fuente

Hola Luis, puedes mandarnos tu correo electrónico a enlanubetic@gmail.com para ponernos en contacto contigo, por si podemos ayudarte en algo. No nos dedicamos a crear aplicaciones, ni cobramos por compartir lo poco que sabemos. Saludos

Lic. Carlos Gamonal
Este comentario ha sido eliminado por el autor.
ivan lopez

cuantos mails puedo mandar por vez ??' seguro tiene restriccion... pero no se cuantos mails te deje mandar google por este scrip

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