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Trabajar con Google Docs sin conexión


Siempre he pensado que Google Docs (o Drive) es la suite ofimática con la que se puede trabajar en casi todas las circustancias sin depender de otros paquetes instalables.

El único problema que le encontraba era el poder acceder a la edición o visionado de documentos sin conexión a internet, offline. Esto en parte se había solucionado con el lanzamiento de Google Drive, a través del cual tenemos una copia sincronizada, en una carpeta local de nuestro equipo, de los archivos subidos a la nube, siempre que instalemos la aplicación de Drive en ese equipo.
De todos menos de los documentos creados directamente en Google Docs. De estos sólo teníamos un vínculo al documento online, por lo que para verlo o editarlo necesitábamos conexión a internet.

Pues bien, Google ha añadido una funcionalidad a su suite de documentos que nos va a permitir ver y editar ciertos documentos creados online aunque no tengamos conexión a internet: Google Docs offline.

Aclarar que en el ordenador sin conexión podremos visualizar documentos de texto y hojas de cálculo que tengamos en "Mi unidad", y sólo podremos editar los primeros. Además la sincronización sin conexión se hace en el equipo en el que configuramos esta función, de tal forma que si queremos utilizarlo en varios ordenadores de sobremesa o portátiles tendremos que repetir las operaciones que vamos a ver a continuación en cada uno de ellos.

Además será necesario trabajar con el navegador Google Chrome, pues en cualquier otro no funcionará.

Otro detalle, la opción de activar la función sin conexión está disponible en todas las cuentas de Google "normales". Si trabajamos con cuentas de Google Apps, el administrador tiene que habilitar previamente el permiso a los usuarios del dominio para que puedan activarlo. Esto se hace desde el panel de administración, apartado configuración, como  puede verse en esta imagen:



Estos son los pasos necesarios para activar esta función:

1. Accedemos a Google Drive con nuestra cuenta (drive.google.com) y clicamos en la columna de la izquierda la opción "Más". Entre las opciones nos aparecerá una llamada "Google Docs sin conexión". Clicamos sobre ella:



2. Ahora tendremos que ejecutar dos acciones, habilitar documentos sin conexión e instalar la aplicación Google Drive desde la Chrome Web Store en nuestro navegador Google Chrome. La primera de las acciones tendremos que llevarla a cabo en todos los ordenadores donde queremos utilizar los documentos sin conexión. La instalación de Drive sólo tendremos que hacerla una vez si tenemos el navegador Chrome sincronizado con nuestra cuenta de Google, ya que en este caso también quedan sincronizadas las aplicaciones que hemos instalado. Si no es así, también habrá que instalarla en los diferentes equipos.

Recomiendo leer nuestros artículos : Administrar y sincronizar favoritos y extensiones en Google Chrome  de +Joan Sentis y Cuentas simultáneas en Google Chrome de +Alazne Zarate.






Una vez que instalamos Google Drive nos aparecerá su logo entre las demás apps que hayamos instalado en Chrome :

3. Al habilitar Google Docs sin conexión tendremos que mantener unos minutos la conexión a internet hasta que se sincronicen todos los archivos con el equipo.


4. Después de llevar a cabo estas tareas podemos probar Google Docs offline en el equipo si deshabilitamos la conexión a internet. En este caso, si volvemos a acceder a Chrome y vamos a la pantalla de las apps instaladas, veremos que la mayoria de los logos aparecen en blanco y negro, salvo los de las aplicaciones que pueden trabajar offline:

5. Clicamos en el icono de Google Drive y entraremos en nuestros documentos igual que si estuviéramos online. Podremos ver y editar los documentos de texto, visualizar hojas de cálculo y crear nuevos documentos. Una vez que recuperemos la conexión a internet, todos los cambios se sincronizarán online.



6. En caso de que queramos desvincular alguno de los equipos del acceso sin conexión lo podemos hacer desde la configuración de Drive:



Del propio soporte de Google obtenemos este cuadro con el tipo de documentos que podemos ver o editar según el Sistema Operativo con el que trabajemos:


En dispositivos IOS (Ipad, Iphone, Ipod Touch) y Android (smartphones, tablets, netbooks) para acceder a documentos sin conexión tenemos que instalar previamente el App de Google Drive, la cual la podemos obtener de la App Store en IOS o Google Play en Android.

Una vez instalada tendremos que ir especificando uno a uno qué elementos queremos que estén disponibles sin conexión, aunque no podremos editarlos, sólo visualizarlos:




Espero que os resulte tan útil como a mi.

Juan Carlos Guerra Fernández

Comentarios

  1. Muy buen artículo, lástima que en la función sin conexión para celulares, no se puedan editar los archivos..esperemos que algún día lo habiliten porque es muy necesario. Saludos

    ResponderEliminar
  2. Buenas interesenate articlo, tengo una duda como subo videos a mi drive y solo con conexion puedo bajarlos para verlos en mi celular.. quisiera saber si la funcion sin conexion funciona para smartphone ,

    ResponderEliminar
  3. Hola Lissethe, la función sin conexión funciona también en smartphones y tabletas en la app de Google Drive.
    Un saludo.

    ResponderEliminar
  4. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  5. Hola, muchas gracias por el tutorial. Una pregunta, ¿para Ipad también se puede activar la opción offline? porque yo no lo consigo. Gracias.

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