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Gestiona las carpetas de tus alumnos con gClassFolders

Google Drive ha llegado a la escuela y con él la posibilidad de crear, editar, compartir y trabajar colaborativamente en todo tipo de documentos simplemente con un navegador.

Pero la llegada de Drive nos ha llevado también a un cierto desorden en nuestra unidad de documentos, sobre todo si trabajamos con muchos grupos de alumnos y queremos supervisar sus documentos: los alumnos los crean y los comparten con nosotros, pero son poco rigurosos con los nombres o la organización de sus carpetas, y controlar todo eso puede ser caótico.

¡gClassFolders es la solución! Un script que nos creará automáticamente (de forma casi mágica) una estructura adecuada para la organización de los documentos de una clase. Le entregamos una lista de correos, y nos creará y configurará una estructura de carpetas y subcarpetas, tanto a nosotros como a los alumnos, con diferentes zonas:


  1. Una zona de edición, en la que crear documentos que serán editables por todos los alumnos. Ideal para trabajos colaborativos.
  2. Una zona para el profesor, donde almacenar documentos que sólo nosotros podremos ver y editar.
  3. Una zona de visualización, para los documentos que queramos que los alumnos consulten pero que no puedan editar.
  4. Una zona con las carpetas de tareas de cada alumno, a la que tendremos acceso de edición sólo nosotros y el alumno en concreto.
Por su parte, cada alumno visualizará tres carpetas: Editar, Ver y su carpeta de tareas con los privilegios correspondientes.

Vamos a ver como añadir el script y los parámetros que hay que introducir:

Lo primero que os debo comentar es que no he logrado que funcione hasta que no he puesto el entorno de Drive en inglés. Para ello, antes de crear la hoja de cálculo en la que introduciremos los datos y el script, vamos a la rueda de configuración, seleccionamos como idioma English y guardamos cambios.

Creamos la hoja de cálculo: Create-SpreadSheet

Añadimos el script: Tools-Script gallery... y buscamos gClassFolders v2... y clicamos el botón Install.



Nos pedirá autorización (para que el script pueda trabajar hay que permitirle crear carpetas, cambiar permisos, etc.).



Una vez aceptado, veremos que nos ha creado un menú, con una ayuda y la configuración inicial. Pues vamos a ello: gClassFolders-Initial settings.


Escogemos el idioma en el que queremos trabajar. Esto simplemente nos cambia el nombre de las carpetas (Edit por Editar, View por Ver...). Nombramos también las carpetas que se crearan (yo he traducido Assignament por Tareas, Assignaments Folders por Alumnos, etc.). Finalmente, guardamos la configuración.
Veremos que nos ha aparecido una nueva página en la hoja de cálculo, llamada gClassRoster. En ella, escribimos la lista de alumnos, nombre, apellido y correo electrónico, y el nombre de la clase (en mi centro ya las tenemos creadas y archivadas, para otros usos, así que copiarlas y pegarlas es un momento).


Si no escribimos el nombre del professor (Teacher email) cogerá automáticamente el nuestro. Una vez llenados estos datos, volvemos al menú gClassFolders y marcamos la opción Create new folders and shares.

El script se pondrá a trabajar e irá creando la estructura de carpetas y compartiéndolas adecuadamente, tanto en nuestro Drive como en el de los alumnos. Cada una de las carpetas creada queda perfectamente indexada en la hoja con un enlace que más tarde podremos utilizar, por ejemplo, con doctopus (otro fantástico script del que pronto hablaremos).

Los alumnos podrán acceder a sus carpetas en Compartido conmigo. Yo les aconsejo que las muevan a su unidad, para que les sea más fácil localizarlas.

Podéis hacer la pruebas que queráis hasta que encontremos la configuración que más nos satisfaga. Una de las cosas que más me gustan es que las carpetas son nuestras y por tanto podemos crear y borrar todas las veces que queramos, incluso con alumnos reales, ya que lo que borremos en nuestra unidad queda borrado en las unidades de los alumnos.

Esta herramienta es fantástica para completar las opciones que nos ofrece Drive, y muy especialmente si en nuestra escuela hemos implementado GoogleAPPS.

Os dejo algunos enlaces interesantes:
  • Web oficial del proyecto: http://www.gclassfolders.com/, mantenido por Bjorn Behrendt y Andrew Stillman. Tienen un tutorial bastante ilustrativo, ayudas, comunidad de +Google...
  • Una justificación y ideas de uso de gClassFolders por Pedro Márquez, una referencia en el uso de GoogleAPPS.
Gracias a la Magia de gClassFolders, las carpetas de mis alumnos ya están bien clasificadas. ¡Corregir documentos sigue siendo tan pesado como antes, pero por lo menos ahora soy un poquito más ordenado!

@pauetc

Comentarios

  1. Está muy bien conocer cosas así de practicas, me lo apunto! Muchas gracias Pau

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  2. Todo lo que sea una ayuda en cuanto a organización viene estupendo, muchas gracias, Pau, lo explicas perfectamente, además.

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  3. Gracias por los comentarios, Tania e Inés. La verdad es que es muy práctico, y eso que no es más que una explicación por encima. El script es muy potente y permite añadir más profes, mover o elimina alumnos. Incluso tiene un modo Escuela, aun que yo no lo he probado...
    Eso de los scripts da mucho juego! ;-)

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  4. Todo el año he utilizado este tipo de carpetas con mis alumnos (creadas con un script adaptado) y realmente es muy útil. Se acabaron los correos y la necesidad de compartir documentos añadiendo lectores, editores, ...

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  5. Muy bien Pau. Una cosa importante es que el propietario de la carpeta somos nosotros, si el alumno crea un documento y lo comparte con el profe.. si un día lo borra se nos quita a nosotros. Y eso era muy peligroso. Gracias por documentarlos. Yo lo recomiendo junto a doctopus. Excelente Pau, excelente mi amigo Pedro Márquez. ¿De dónde sacamos el tiempo?

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  6. Me viene como anillo al dedo.
    Precisamente ayer terminé de recopilar las direcciones de mis alumnos para empezar a crear documentos en drive.
    Eskerrik asko! Muchas gracias

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  7. Gracias a vosotros, por los comentarios. Me alegra que sea de ayuda!

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  8. Fantástica la información, Pau, muy bien documentada y, sobre todo, muy práctica. Mientras escribo ésto tengo al script creando carpetas como loco, parece magia, es una maravilla. El lunes me pongo de lleno con los chavales. Gracias por la información.

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  9. Está genial pero no soluciona el tener que hacer copias de un documento para cada alumno ¿no? Me refiero a que si yo tengo un documento base (por ejemplo para poner las partes del cuerpo), tengo que crear tantas copias como alumnos y meterlas en sus respectivas carpetas ¿no?

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  10. Gracias por la mención, Pau.
    Silvia puedes usar Doctopus, como explicará Martín en unos días (como prometió y si le dejan).
    Si quieres una explicación más difícil mira en las subpáginas de esta web http://s.shr.lc/1b0ANtx

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  11. Silvia, como comenta Pedro, la herramienta ideal para "repartir copias de un documento" es Doctopus. Pero si tienes creada la estructura de carpetas con gClassFolders, podrás colocar cada compia del documento en la carpeta de "Tareas" de cada alumno. Y una vez hayan acabado la tarea, podrás revisarlas, comentarlas, etc...
    Inaki, me encanta que ya lo estés aplicando! Ya nos explicarás tu experiencia.

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